Tata cara menerima panggilan telepon

Tata cara menerima panggilan telepon

· Mengangkat telepon segera mungin

· Mengangkat gegang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tagan kanan memegang alat tulis serta kertas lembar pesan telepom (LPT)

· Menyampaikan salam pembuka

· Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan

· Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat)

· Bersikap sopan santun, ramah, dan akrab

· Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)

· Bila penelepon kurang jelas, jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi kembali maksudnya.

· Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitasnya dengan jelas dan nomor telepon yang dapat di hubungi.

· Menerima telpon dengan semangat meskipun pekerjaan sedang meumpuk

· Jika si penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara professional

· Dengarkan dengan seksama apa yang di inginkan penelepon

· Jawab setiap pertanyaan yang jelas, singkat, dan tepat.

Berikut ini tata cara menerima telpon dengan baik.

1. Menerima panggilan telepon

a. Mengangkat telpon sesegera mungkin saat telpon berbunyi

b. Tidak mengangkat dengan kasar telpon yang sedang berdering

c. Sebutkan nama kantor, perusahaan, atau divisi dan member salam kepada penelepon

d. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. 

e. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara kita. 

f. Tidak memotong pembicaraan penelepon dengarkanlah dengan baik permintaan penelepon

g. Segeralah sambungkan kepada orang yang dituju jika penelepon berkepentingan dengan orang lain

h. Jika orang yang dituju tidak ada ditempat, maka penerima harus bisa menerima pesan yang disampaikan penelepon. Catat dengan lengkap dan jelas nomor penelepon yang bisa dihubungi

i. Sebelum mengakhiri pembicaraan, tanyakan apakah ada yang bisa dibantu lagi?

j. Setiap akhir pembicaraan ucapkan terima kasih. Ucapkan kembali salam

k. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu

l. Tutup telepon dengan pelan-pelan

m. Bersikap tersenyum dan duduk dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon.

2. Melakukan panggilan telepon 

a. Menyiapkan nomor telepon yang akan dihubungi

b. Tekan nomor telepon yang dituju 

c. Segera ucapkan salam jika sudah tersambung dengan pihak yang dituju

d. Sebelum mengutarkan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju sudah benar

e. Sebutkan identitas kita dengan jelas kemudian ungkapkan keinginan kita

f. Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan

Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan saat menggunakan telepon.

a. Berbicara terlalu keras

b. Berbicara sambil makan atau berdecak

c. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon

d. Berbicara dengan nada kasar atau membentak

e. Berbicara dengan nada memerintah

f. Membiarkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan

g. Nada dan intonasi terkesan malas dan tidak ramah.

3. Mencatat pesan telepon

a. Berusahalah untuk selalu mencatat pesan dengan cepat

b. Catatlah seluruh pesan dengan lengkap

c. Pakailah buku catatan khusus, block note dan LPT (Lembar Pesan Teleon) untuk mencatat pesan-pesan masuk.

 Penulis: Ariska