DASAR – DASAR KOMUNIKASI KANTOR

DASAR – DASAR KOMUNIKASI KANTOR

1. Pengertian Komunikasi

a. Menurut Kamus

Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti hubungan.

b. Menurut Ensiklopedia

Menurut ensiklopedia pengertian komunikasi adalah penyelenggara tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain.

Komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta/ informasi/ pesan yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapatkan saling pengertian.

2. Unsur-Unsur atau Komponen Komunikasi.

a. Sumber atau pengirim (Sender)

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

b. Penerima (Receiver)

Penerima komunikasi disebut sebagai komunikan adapun pihak yang menjadi tujuan untuk dikirim pesan oleh sumber (komunikator)

c. Pesan (Message)

Pesan adalah informasi yang disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima (komunikan)

d. Media

Media adlah alat yang digunakan dalam berkomunikasi untuk memindahkan pesan (informasi) dari sumber kepada penerima.

e. Protokol

Protokol adalah aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan.

f. Efek

Efek adalah pengaruh yang dipikirkan dan dirasakan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.

g. Umpan balik (Feedback)

Umpan balik adalah sebuah bentuk tanggapan balik dari penerima pesan setelah memperoleh pesan yang diterima atau yang telah disampaikannya.

h. Saluran (Channal)

Saluran adalah media diamana pesan disampaikan kepada komunikan.

3. Faktor Komunikasi.

a. Harapan

Harapan memengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

b. Latar Belakang Budaya

Pola pikir seseorang akan memengaruhi interpretasi suatu pesan.

c. Situasi

Prilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan dan situasi.

d. Ikatan Kelompok

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat memengaruhi cara mengamati sebuah pesan.

e. Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan seseorang akan semakin kompleks sudut pandangnya dalam menyikapi pesan yang disampaikan.

4. Faktor Komunikasi Secara Umum

Secara umum terdapat 7 faktor komunikasi yaitu sebagai berikut :

1. Clarity (Kejelasan)

2. Channel of  Distribution (Saluran Pengiriman Berita)

3. Context (Perhubungan)

4. Credibility (Kepercayaan)

5. Capability of Audience (Kemampuan Komunikan)

6. Content (Isi)

7. Continuity & Consistency (Kesinambungan dan Konsistensi)

5. Proses, Prinsip, Media, dan Jenis Komunikasi

a. Proses Komunikasi

Adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.

b. Media Komunikasi

Adalah sarana dalam bidang komunikasi yang digunakan sebagai perantara untuk berkomunikasi satu dengan yang lainnya.

c. Jenis Komunikasi

Jenis media komunikasi dibedakan menjadi 2 yaitu :

1) Jenis Komunikasi Berdasarkan Fungsinya

Jenis komunikasi berdasarkan fungsinya dapat dibedakan menjadi berikut ini.

a) Fungsi Penyampaian Informasi

   Adalah media komunikasi yang digunakan untuk menyebarluaskan dan menyampaikan pesan kepada komunikan yang menjadi sasarannya.

Contoh : Telepon dan Faksimile

b) Fungsi Produksi

   Adalah media komunikasi yang dapat digunakan untuk menghasilkan suatu informasi.

Contoh : Komputer pengolah data

c) Fungsi Reproduksi

   Adalah media komunikasi yang memiliki fungsi untuk memproduksi ulang dan mengadakan informasi.

Contoh : audio tape recorder dan video tape

2) Jenis Komunikasi Berdasarkan Jangkauan Penyebarannya

Jenis komunikasi berdasarkan jangkauan penyebarannya dapat dibedakan menjadi berikut ini.

a) Media Komunikasi Internal

   Adalah semua sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan publik internal. Publik internal ini merupakan  penerima maupun pengirim  informasi.

Media yang digunakan secara internal antara lain :

(1)  Majalah bulanan atau in house journal

(2)  Surat Media Pertemuan dan pembicaraan

(3)  Telepon

(4)  Media komunikasi dan publikasi berupa barang cetakan

(5)  Papan pengumuman

(6)  Surat

b) Media Komunikasi Eksternal

   Adalah media komunikasi yang digunakan untuk menjalin hubungan dan menyampaikan informasi dengan pihak-pihak luar.

Media komunikasi eksternal yang biasa digunakan antara lain sebagai berikut.

(1)  Media cetak

(2)  Radio

(3)  Televisi

(4)  Telepon

(5)  Handphone

d. Prinsip Komunikasi

Ada 12 prinsip komunikasi menurut Deddy Mulyana, Ph.D, antara lain sebagai berikut.

1) Komunikasi adalah suatu proses simbolik

2) Setiap prilaku mempunyai potensi komunikasi

3) Komunikasi memiliki dimensi isi dan hubungan

4) Komunikasi itu berlangsung dalam berbagai tingkat kesengajaan

5) Komunikasi terjadi dalam konteks ruang dan waktu

6) Komunikasi melibatkan prediksi peserta komunikasi

7) Komunikasi itu bersifat sistemik

8) Semakin mirip latar belakang sosial budaya maka komunikasi semakin efektif

9) Komunikasi bersifat nonsekuensial

10) Komunikasi bersifat prosesual, dinamis, dan transaksional

11) Komunikasi bersifat irreversible

12) Komunikasi bukan panasea untuk menyelesaikan berbagai masalah

6. Etika dan Kepribadian

- Etika menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban. Etika seseorang akan tercermin dari kepribadiannya.

- Kepribadian dari diri seseorang merupakan suatu cerminan dari kesuksesan.

- 

7. Etiket di Kantor

   Kata etiket berasal dari bahasa Prancis etiquette, yang berarti sopan santun dan tata cara pergaulan yang baik antara sesama manusia. Etiket kantor sangat diperlukan oleh seorang karyawan dalam menjalankan aktivitasnya di kantor.

Berikut ini etiket yang harus dimiliki seseorang saat di kantor.

a. Perkenalan

b. Ucapan Salam

c. Urusan-Urusan Pribadi

d. Loyalitas

e. Menjaga dan Pandai Menyimpan Rahasia 

f. Ikut Memikirkan Orang Lain

g. Sukses Bergaul dengan Teman Sekantor

Penulis : Adinda Margareta