Komunikasi Tulisan

Komunikasi Tulisan

Komunikasi tulisan meliputi:

1. Tata laksana Prosedur Pembuatan Surat/Naskah/Dokumen

2. Tata peniulisan Surat secara jelas,Singkat,dan tepat

3. Penggunaan Ejaan , Tanda Baca ,dan Tata Bahasa

4. Layout Surat

5. Isi Surat

A.Prosedur Pembuatan Surat/Naskah/Dokumen

1. Pengertian komunikasi tulisan

Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat,jelas,dan dapat dimengerti oleh penerima.

Komunikasi tulisan dapat berupa : 

a. Surat menyurat

b. Surat elektronik

c. Surat kabar

d. Tulisan pada spanduk

e. Tulisan pada iklan

f. Sms

g. Buku-buku

h. Majalah

2. Pengertian dan jenis surat

    A. pengertian surat

Surat tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi,baik itu pada instansi pemerintahan,swasta,atau pun perusahaan. Surat harus di kelola dengan baik dan benar agar komunikasi melalui surat efektif.Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain,baik atas nama sendiri maupun atas nama jabatan dalam sebuah organisasi atapun instansi

Berikut ini persiapan dalam membuat surat pada sebuah organisasi dan instansi :

1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan

2. Penulisaan steno dan pengetikannya

3. Kertas-kertas dan alat tulis menulis

4. Pengiriman surat, dan

5. Pengarsipan

B. Jenis surat

Berdasarkan sifatnya, jenis surat digolongkan menjadi berikut ini.

1. Surat pribadi adalah surat-surat yang berisi masalah keluarga, surat-surat bersifat kekeluatgaan, misalnya tentang keuangan keluarga.

2. Surat dinas pribadi atau setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi, perusahaan, ataupun jawatan.

3. Surat dinas swasta atau surat resmi adalah surat yang dibuat oleh instansi swasta, yang dibuat untuk dikirimkan kepada karyawannya, relasi atau instansi lain yang terkait.

4. Surat niaga adalah surat yang berisi hal-hal tentang perdagangan.

5. Surat dinas pemerintah adalah surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintahaan.

Berdasarkan dinas pos, surat digolongkan menjadi berikut ini.

1. Surat biasa 

2. Surat kilat

3. Surat kilat khusus

4. Surat tercatat

C. Fungsi dan tujuan surat

     a. Fungsi surat

1. surat sebagai barometer kemajuan kantor dan perusahaan 

2. surat sebagai alat pengingat atau berpikir misalnya surat yang telah      diarsipkan

3. Surat sebagai bukti tulis

4. Surat sebagai alat tatausaha

5. Surat sebagai duta penulis

6.Surat sebagai pedoman kerja

7. Surat sebagai media komunikasi

     b.Tujuan surat

1. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat

2.Ingin mendapatkan tanggappan dan menyampaikan indormasi kepada pembaca/penerima/pihak lain

3. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat ( pihak lain )

4. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap.

3.Bagian- Bagian surat resmi

1. kop surat atau kepala surat

2. nomor surat

3. nama kota,tanggal,bulan,dan tahun surat

4. lampiran

5. hal atau periahal

6.alamat dalam atau alamat yang dituju

7. salam pembuka

8. isi surat

9. salam penutup

10. nama instansi atau organisasi dan perusahaan yang mengeluarkan surat

11. tanda tangan,nama jelas,dan nama jabatan

12. penanggung jawab surat

13. tembusan

14. nama inisial

15. cap perusahaan atau instansi

4 .Bentuk-bentuk surat

a. Bentuk lurus ( block style)

b. Bentuk menggantung ( hanging paragraph style )

c. Bentuk resmi pemerintahan

d. Bentuk lurus penuh ( fuul block style )

e. Bentuk-bentuk centering

f. Bentuk setengah lurus ( semi block style )

g. Bentuk surat model depdikbud

h. Bentuk resmi ( official style )

i. Bentuk lekuk ( indented style )

D.Layout Surat

 Layout adalah proses penataan dan pengaturan teks dan grafik pada halaman.

 Ciri-ciri layout surat yang baik adalah sebagai berikut :

1. Hasil layout surat mencapai tujuannya

2. Layout surat dengan pemetaan visual

3. Layout surat yang menarik perhatian

E.Isi surat

 Isi surat harus dinyatakan secara ringkas,jelas,sopan,dan eksplisit.

Penulis : Rida Riani