ASAS ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN

Asas asas manajemen perkantoran terdiri atas :
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip.
* Keuntungan Asas Sentralisasi
1. kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
2. mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
3. keseragaman dapat dicapai
4. latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
5. biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.
6. adanya fleksiblitas dalam organisasi
7. dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
*Kerugian Asas Sentralisasi
1. prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
2. adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
3. dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
4. lambat dalam pelaksanaan tugas

2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)
Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
*Keuntungan Asas Desentralisasi
1. pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
2. pekerjaan dilakukan menurut urutan kepentingan
3. pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
4. cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang penting
*Kerugian Asas Desentralisasi
1. pekerjaan akan terlalu bebas
2. kurang terdapat harmonis dalam organisasi
3. kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
4. banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
5. sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor

3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.

 

PENULIS: SUPRIA NINGSIH

BAGIAN – BAGIAN SURAT

BAGIAN – BAGIAN SURAT

 

1.    Kepala Surat

a.    Terletak di bagian atas surat

b.    Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan

c.     Identitas:

1.     nama instansi

2.    lambang/logo

3.    alamat lengkap

4.    nomor telepon, faksimil atau e-mail

Contoh :

WIKRAMA

Yayasan Prawitama

Sekolah menengah kejuruan

·      Bisnis & Manajemen

·     Teknologi Informasi

 

 Jl. Raya Wangun Kel. Sindangsri Bogor

Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720

Telp./Faks. (0251) 242411

e-mail 

: smk-wikrama@telkom.net

 

2.     Nomor Surat

Berguna untuk:

·       pengarsipan

·       mengetahi banyaknya surat keluar

·       tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya

Berisikan :

·       nomor urut surat

·       kode surat

·       angka bulan

·       angka tahun

Contoh:

Nomor : 045/KOP-GG/VI/05

3.     Tanggal Surat

·       Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.

·       Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap

Contoh  : Bandug, 6 September 2005

                    6 September 2005

4.     Lampiran

a.    sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat itu sendiri.

b.   Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.

c.    Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.

Contoh :

Lampiran : satu berkas

Lampiran : 3 helai

5.     Hal Surat

a.    Soal yang dibicarakan dalam surat

b.    Ditulis dengan singkat, jelas dan menarik

c.     Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital

d.    Tidak menggunakan titik

Contoh :

Hal : Undangan Rapat Panitia

6.    Alamat Surat

a.      Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima surat maupun pengirim.

b.     Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap

Contoh :

Yth. Endang Taurin

Jalan Asia Afrika 123

Bandung 40111

7.     Salam Pembuka

a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.

b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.

Contoh :

Dengan hormat,

Ibu Rina yang terhormat

8.    Isi Surat

a.  Terbagi atas :

1.      Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup

Contoh :

v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…………..

v Membalas surat Ibu tanggal

Contoh salah :

Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….

Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………

2.     Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat, ketentuan :

a.  Urutan sistematis

b. Setiap alinea mewakili satu gagasan utama

c.  Bahasa sopan dan menarik

d. Perhatikan penulisan ejaan

e.  Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.

3.      Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat

Contoh :

Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih

Contoh (salah) :

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

9.    Salam Penutup

a.    Huruf awal ditulis dengan huruf kapital

b.   Diakhiri dengan tanda koma

Contoh :

Hormat kami,

10.    Pengirim Surat

a.    Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat

b.    Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.

c.     Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.

Contoh :

Hormat kami,

       Ttd

Marcelina Utamia

Sekretaris Panitia

11.    Tembusan Surat

a.     Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.

b.     Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)

c.      Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan

Contoh :

Tembusan :

1.   Kakanwil Depdiknas Jawa Barat

2.  Kakandep Depdiknas Cirebon

12.    Inisial

a.                Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.

b.     Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

            Contoh :

                        MU/YE

                                                 Marcelina Utami (Pengonsep)

                                                        Yustina Eka (Pengetik)




Penulis : Putri Rahayu

BENTUK – BENTUK SURAT

BENTUK – BENTUK SURAT

 

1)       LURUS PENUH (Full Block Style)

Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik pemerintah maupun swasta.

Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika menggunakan jarak baris 1.

Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri.  Pengetikan bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat lainnya. .

2)     BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka diketik secara sentering horizontal.

Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum mengetahui tata cara pengetikan surat bentuk lurus (block style):

 

3)      BENTUK SETENGAH LURUS

Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block), perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima) spasi.

4)      BENTUK BERTAKUK

Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut bertakuk.

Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya

5)      Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)

Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.

6)     Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )

Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

7)      Bentuk Resmi  Indonesia Baru (New Offical Style)

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap ditempatkan di sebelah kanan atas.

Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.

Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara block. 


Penulis : Adinda Margareta

Materi Adminitrasi Perkantoran Korespondensi

Materi Adminitrasi Perkantoran Korespondensi

1. Arti dan fungsi surat

surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. agar komunikasi melalui surat diniali efektif, maka isi atau maksud harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

2. Tujuan menulis surat

tujuan menulis surat diklasifikasikan menjadi 3 macam, yaitu:

a. menyampaikan informasi kepada pembaca surat

b. mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat

c. ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat

3. Korespondensi dan koresponden 

korespondensi adalah kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. korespondensi dalam suatu kantor atau instansi atau organisasidi bagi menjadi 2 :

1. koresondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. korepondensi interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisas.

4. Fungsi surat

a. surat sebagai media komunikasi

b. surat sebagai barometer 

c. surat sebagai duta penuls

d. surat sebagai bukti tertulis 

e. surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

5.A. Kelebihan surat

a. murah

b. daya jangkau lebih luas

c. bersifat formal dan efektif

d. bisa dijadikan bukti hitam diatas putih

 Penulis : Ariska